17.06.2017   04:56    Управление задачами
Как управлять задачами с помощью Deskun: пошаговое руководство

Deskun позволяет эффективно управлять задачами без лишних затрат и усилий, прямо в почтовом интерфейсе Gmail. С помощью сервиса вы сможете:

  • объединять сотрудников в рабочие группы (здесь они называются Очередями);
  • назначать ответственных исполнителей;
  • делегировать задачи;
  • назначать крайний срок выполнения;
  • создавать чек-листы (подзадачи);
  • ранжировать задачи по приоритету;
  • оставлять заметки и многое другое.

Если у вас уже установлен плагин, можно переходить к настройке в Личном кабинете.

 

Шаг 1. Создаем очередь для каждого отдела компании

Предположим, в вашей компании 3 отдела:

  • IT
  • Финансы
  • Маркетинг

Создадим для каждого свою Очередь – это позволит распределять задачи между отделами. Если у вас небольшой проект, можно создать отдельную очередь для каждого сотрудника.

Нажимаем «Создать новый проект». Одновременно с проектом создается первая очередь.

Для удобства рекомендуем сделать название проекта = название компании, название очереди = название отдела.

На этом этапе можно сразу пригласить в очередь агентов – сотрудников данного отдела. Для этого укажите адреса их почтовых ящиков Gmail. Эти сотрудники смогут видеть новые задачи в текущей очереди и создавать свои, делегировать их друг другу, делиться заметками и т.д. При необходимости, можно предоставить кому-то из сотрудников расширенные права доступа – для этого нужно назначить роль «администратор».

Следующий шаг – выбор сценария. Так как мы собираемся настроить Deskun для управления задачами, выбираем соответствующий пункт.

Если в предыдущем шаге вы уже указали адреса сотрудников, подписанных на проект, то просто нажмите «Далее».

Чтобы продолжить создание других очередей, нажмите кнопку «Завершить». Первая очередь создана, осталось повторить те же действия для других отделов. Чтобы создать новую очередь в проекте, нужно нажать кнопку «Создать новую очередь».

Вот так будет выглядеть готовая структура в Личном кабинете:

После завершения настроек можно переходить в Gmail. Созданный проект и очереди появятся в отдельной папке Deskun. 



Шаг 2. Ставим первую задачу

С Deskun поставить задачу так же просто, как отправить письмо. Чтобы создать задачу, нажмите кнопку «Новый тикет». Откроется окно создания письма с расширенными функциями. В теме письма указываем суть задачи, в тексте описываем ее более подробно. А теперь обратите внимание на новые функции в панели редактирования письма:

Вам доступно пять новых возможностей для постановки и конкретизации задачи.

  1. Выбираем одну из созданных нами очередей, т.е. отдел, к которому относится задача.
  2. Указываем приоритет задачи. По умолчанию в Deskun – обычный.
  3. Если это необходимо, назначаем конкретного исполнителя задачи.
  4. Устанавливаем дедлайн.
  5. Создаем чек-лист. Это может быть список подзадач или требований к выполнению задачи.



Шаг 3. Управляем рабочим процессом и отслеживаем выполнение

Чтобы ваши сотрудники могли работать с задачами в Deskun, у них также должно быть установлено расширение для Google Chrome или Яндекс.Браузера. В интерфейсе Gmail появится окно с приглашением в новый проект, которое нужно принять.

Когда вы ставите задачу, сотруднику приходит уведомление. Рядом с каждой очередью отображается значок с количеством новых задач.

Сотрудник, получивший задачу, может назначить исполнителем кого-то ещe. Например, вы создаете тикет для начальника отдела IT – и он уже решает, кто из его подчиненных будет отвечать за выполнение. А вы будете видеть, кто и чем занят.

Весь процесс работы над задачей отображается внутри тикета. Любая смена дедлайна и приоритета, выполнение пунктов чек-листа, заметки – все фиксируется в тикете, чтобы обеспечить прозрачность работы.  



Управлять задачами еще удобнее с дополнительными возможностями Deskun

1) Отслеживание прочтения. Вы поставили задачу, а реакции нет? Откройте тикет и посмотрите, ознакомился ли с ним сотрудник. Если да – иконка глаза под аватаркой будет зеленой, если нет – серой. При наведении курсора на глаз вы увидите время прочтения. Если вы поставили задачу для всего отдела, Deskun поименно перечислит тех, кто с ней уже ознакомился. Отслеживание включено для тикетов по умолчанию.

2) Шаблоны сообщений. Эта функция будет полезна тем, кто часто ставит однотипные задачи, пишет стандартизированные письма и отвечает на одинаковые вопросы клиентов. Шаблоны можно создать в Личном кабинете. При создании тикета просто выберите нужный шаблон и дополните его конкретными данными по задаче.

3) Отложенная отправка. В  Deskun можно установить любое время для отправки письма или тикета. Эту функцию удобно использовать для отправки отчетов.

4) Засыпание (Snooze) поможет не забыть о важных задачах, на которые нет возможности отреагировать сразу после прочтения. Прикрепляете к любому тикету таймер – и через установленное время он появляется в списке как новый.



Более подробно о всех возможностях работы с тикетами в Deskun можно прочитать здесь.




24.06.2017   12:42    Управление задачами
Как прокачать почту Gmail: 4 бесплатные возможности Deskun


22.06.2017   14:57    Управление задачами
Чек-листы в Deskun: инструкция по применению