17.06.2017   19:56    Управление задачами

Как управлять задачами с помощью Deskun: пошаговое руководство

Deskun позволяет эффективно управлять задачами без лишних затрат и усилий, прямо в почтовом интерфейсе Gmail. С помощью сервиса вы сможете:

  • объединять сотрудников в рабочие группы (здесь они называются Каналами);
  • назначать ответственных исполнителей;
  • делегировать задачи;
  • назначать крайний срок выполнения;
  • создавать чек-листы (подзадачи);
  • ранжировать задачи по приоритету;
  • оставлять заметки и многое другое.

Если у вас уже установлен плагин, можно переходить к настройке в Личном кабинете.

 

Шаг 1. Создаем канал для каждого отдела компании

Предположим, в вашей компании 3 отдела:

  • IT
  • Финансы
  • Маркетинг

Создадим для каждого свой канал – это позволит распределять задачи между отделами. Если у вас небольшой проект, можно создать отдельный канал для каждого сотрудника.

Нажимаем «Создать новый проект», вводим название и сохраняем. Для удобства рекомендуем сделать название проекта = название компании, название канала = название отдела. Затем нажимаем «Добавить канал» и выбираем тип «Управление задачами».

Затем пригласите в очередь агентов – сотрудников данного отдела. Для этого укажите адреса их почтовых ящиков Gmail. Эти сотрудники смогут видеть новые задачи в текущем канале и создавать свои, делегировать их друг другу, делиться заметками и т.д. При необходимости, можно предоставить кому-то из сотрудников расширенные права доступа – для этого нужно назначить роль «администратор».

Чтобы создать другие каналы, нажмите кнопку «Завершить». Первый канал создан, осталось повторить те же действия для других отделов. Чтобы добавить новый канал в проекте, нажмите соответствующую кнопку.

Вот так будет выглядеть готовая структура в Личном кабинете:

После завершения настроек можно переходить в Gmail. Созданный проект и очереди появятся в отдельной папке Deskun. 



Шаг 2. Ставим первую задачу

С Deskun поставить задачу так же просто, как отправить письмо. Чтобы создать задачу, нажмите кнопку «Новый тикет». Откроется окно создания письма с расширенными функциями. В теме письма указываем суть задачи, в тексте описываем ее более подробно. А теперь обратите внимание на новые функции в панели редактирования письма:

Вам доступно пять новых возможностей для постановки и конкретизации задачи.

  1. Выбираем один из созданных нами каналов, т.е. отдел, к которому относится задача.
  2. Указываем приоритет задачи. По умолчанию в Deskun – обычный.
  3. Если это необходимо, назначаем конкретного исполнителя задачи.
  4. Устанавливаем дедлайн.
  5. Создаем чек-лист. Это может быть список подзадач или требований к выполнению задачи.



Шаг 3. Управляем рабочим процессом и отслеживаем выполнение

Чтобы ваши сотрудники могли работать с задачами в Deskun, у них также должно быть установлено расширение для Google Chrome или Яндекс.Браузера. В интерфейсе Gmail появится окно с приглашением в новый проект, которое нужно принять.

Когда вы ставите задачу, сотруднику приходит уведомление. Рядом с каждым каналом отображается значок с количеством новых задач.

Сотрудник, получивший задачу, может назначить исполнителем кого-то ещe. Например, вы создаете тикет для начальника отдела IT – и он уже решает, кто из его подчиненных будет отвечать за выполнение. А вы будете видеть, кто и чем занят.

Весь процесс работы над задачей отображается внутри тикета. Любая смена дедлайна и приоритета, выполнение пунктов чек-листа, заметки – все фиксируется в тикете, чтобы обеспечить прозрачность работы.  



Управлять задачами еще удобнее с дополнительными возможностями Deskun

1) Отслеживание прочтения. Вы поставили задачу, а реакции нет? Откройте тикет и посмотрите, ознакомился ли с ним сотрудник. Если да – иконка глаза под аватаркой будет зеленой, если нет – серой. При наведении курсора на глаз вы увидите время прочтения. Если вы поставили задачу для всего отдела, Deskun поименно перечислит тех, кто с ней уже ознакомился. Отслеживание включено для тикетов по умолчанию.

2) Шаблоны сообщений. Эта функция будет полезна тем, кто часто ставит однотипные задачи, пишет стандартизированные письма и отвечает на одинаковые вопросы клиентов. Шаблоны можно создать в Личном кабинете. При создании тикета просто выберите нужный шаблон и дополните его конкретными данными по задаче.

3) Отложенная отправка. В  Deskun можно установить любое время для отправки письма или тикета. Эту функцию удобно использовать для отправки отчетов.

4) Засыпание (Snooze) поможет не забыть о важных задачах, на которые нет возможности отреагировать сразу после прочтения. Прикрепляете к любому тикету таймер – и через установленное время он появляется в списке как новый.



Более подробно о всех возможностях работы с тикетами в Deskun можно прочитать здесь.