Блог

Управление задачами Новости проекта Поддержка клиентов Обновление Deskun
 
 
10.11.2017   17:34   Управление задачами
Как эффективно делегировать: советы предпринимателям
 

Делегирование – одна из важнейших задач для каждого предпринимателя. Однако просто делегировать и делегировать эффективно – две разные вещи. С проблемами делегирования рано или поздно сталкивается каждый владелец бизнеса. В особенности это касается тех, кто строил свое дело в одиночку, кому не на кого было положиться с самого начала.

Если вам повезло, ваша идея оказалась удачной, и вы отлично справились с ее воплощением, то ваш бизнес постепенно начнет расти и в какой-то момент справляться со всем одному станет просто невозможно. Несмотря на наличие наемных сотрудников, наверняка большую часть задач вы по-прежнему выполняете самостоятельно, так как боитесь их делегировать.

Рано или поздно от этого начинает страдать как сам предприниматель, так и его бизнес. Однако проблему перегруженности владельца компании можно решить, выстроив эффективную и грамотную систему делегирования задач.

Для успешного делегирования необходимо доверять человеку и быть уверенным в его способностях. Такого сотрудника может быть не просто найти. Даже когда вы его найдете, доверить кому-то то, что с чем раньше справлялись только вы – непросто и немного страшно. Однако, если вы освоите искусство делегирования, то очень быстро поймете, что это – одно из ваших самых главных достижений как предпринимателя.

Преимущества делегирования

Прежде чем говорить о том, как эффективно делегировать задачи, давайте рассмотрим главные преимущества успешного распределения задач:

  • Это даст вам больше времени для того, чтобы сфокусироваться на задачах более высокого уровня. Если вы переложите часть рутинных задач на чужие плечи, то это позволит вам более вдумчиво подойти к решению тех вопросов, которые и правда требуют вашего участия.
  • Это даст вам больше личного времени. Признайтесь себе, давно пора немного отдохнуть. Делегируйте то, что можете, и проведите освободившееся время с семьей, друзьями, занимаясь любимым хобби. Всем нужна передышка.
  • Это позволит вашим сотрудникам развить новые навыки. Делегируя задачи, вы даете своим подчиненным возможность улучшить свои навыки или освоить новые.
  • Это позволит вашим сотрудникам вырасти над собой. Даже сам факт делегирования задачи вселяет в человека уверенность. Возможно в процессе ее выполнения человек сможет раскрыть в себе новые качества, о которых не подозревал раньше, и вырасти профессионально. Что безусловно на пользу не только ему, но и вашей компании.
  • Вы научитесь доверять. Делегировать непросто, во-первых потому, что довериться другому человеку сложно. Однако умение доверять и быть уверенным в своих сотрудниках – одно из важнейших качеств руководителя.
  • Вы сможете посмотреть на задачи по-новому. Все люди разные и вполне возможно, что ваш сотрудник найдет более оптимальный способ выполнения делегированной ему задачи. Это позволит вам по-новому взглянуть на нее и чему-то научиться.

Несмотря на то, что делегирование обладает всеми перечисленными преимуществами, реализовать его не так-то просто, потому что оно требует от предпринимателя создания определенной системы и структуры. Мало кто может эффективно делегировать задачи, а это почти всегда мешает развитию бизнеса.

Что нас останавливает?

Наиболее частые оправдания, когда дело доходит до реализации системы делегирования, звучат следующим образом:

«Будет быстрее и проще, если я сделаю все сам».

«Никто не может сделать это так хорошо, как я».

Знакомо? Все подобные суждения – лишь оправдания. Главный вопрос, который вы должны задать себе – «Занимаюсь ли я теми делами, которые может/должен делать другой человек?».

Очень часто предприниматели занимаются выполнением тех задач, которые отнимают у них время, но при этом не требуют именно их участия. Подобные задачи могут быть легко делегированы. Да, они станут настоящим вызовом для того сотрудника, на которого вы их возложили, но только до поры до времени, пока он не освоится и не приобретет необходимые навыки и опыт для их решения. Если вы выполняете те задачи, которые можно делегировать, то вряд ли вы эффективно управляете своим рабочим временем.

Прежде чем делегировать задачу, задайте себе следующие вопросы:

  • Знаете ли вы способности человека, которому хотите делегировать задачу, и уверены ли вы в них?
  • Являются ли стандарты выполнения задачи, а также ваши ожидания очевидными и понятными?
  • Должны ли вы следовать определенным правилам/нормативам, чтобы делегировать кому-то задачу?
  • Не дали ли вы слишком много, или наоборот, слишком мало полномочий, для выполнения задачи?

Как только вы сможете четко ответить на все поставленные вопросы, тогда можно приступать к созданию системы делегирования задач.

5 шагов к эффективному делегированию

Эффективное делегирование подразумевает, что вы уверены в том, что задача, выполнение которой вы поручили другому человеку, будет как минимум выполнена так, как вы того ожидаете. Этого можно достигнуть за 5 шагов:

  1. Оцените возможности и готовность команды выполнить задачу. Часто люди будут готовы взяться за интересное задание, но обладают ли он способностью к его выполнению?
  2. Узнайте, каково мерило успеха для того, кому вы поручаете задачу? Что он понимает под успехом, сколько времени планирует потратить на выполнение и т.д.?
  3. Убедитесь в том, что члены вашей команды знают, что если они столкнутся с трудностями, то вы им поможете. Несмотря ни на что, вы по-прежнему несете ответственность за результаты. Делегирование этого не отменяет.
  4. Если задача подразумевает выполнение нескольких действий, поделите ее на этапы и отслеживайте выполнение каждого из них - так вам будет удобно следить за результатами. Отслеживать выполнение заданий можно, например, при помощи отдельного канал задач в Deskun. Это поможет вам избежать неприятных сюрпризов на любом этапе.
  5. Когда сотрудник или команда справятся с задачей, похвалите их и отметьте их успех.

Итого

Когда процесс выполнения задачи и ее цели будут обозначены сотруднику, убедитесь в том, что он точно понял, каковы его обязанности и что от него требуется. Не забывайте следить за прогрессом и периодически проверять статус задачи.

Одна из целей эффективного делегирования – помочь другому человеку развить новые качества. В процессе решения задачи сотрудник должен пытаться сам решить возникающие проблемы до того, как обратиться к вам. Только исчерпав все идеи, он может попросить о помощи. Дайте человеку понять, что каждый может ошибиться, что именно через ошибки учиться гораздо правильнее, чем сразу приходить за готовым решением.

Чем больше вы способствуете развитию своих сотрудников, тем больше у вас возможностей для собственного развития, а также для роста вашей компании.


 
 
19.10.2017   23:56   Управление задачами
​Демотивация сотрудников: основные проблемы и как их решить
 

Судя по данным последних исследований, мотивация сотрудников редко становится приоритетным направлением внутренней работы компании. Опрос, проведенный среди 300 американских организаций в 2016 году показал, что только 26% из них ставят повышение мотивации и вовлеченности персонала на первое место.

Такие цифры вызывают опасение, так как мотивация сотрудников имеет важнейшее значение для успешного развития любого бизнеса. В 2015 году Институт Гэллапа (американский институт по исследованию общественного мнения) опросил 7272 людей и выяснил, что среди тех, кому начальство помогло установить целевые показатели результативности, 69% чувствовали себя вовлеченными в работу компании.

Напрашивается логический вывод – когда работодатели мотивируют свой персонал, члены команды чувствуют себя более вовлеченными в работу. Общение с вашими сотрудниками и их мотивация на достижение личных и организационных целей помогут вам создать продуктивную и позитивную рабочую среду.

Однако это просто только на словах. Очень часто руководство вместо поощрения персонала, напротив, демотивирует его. В статье мы расскажем о самых популярных проблемах, которые снижают мотивацию сотрудников, а также о том, как их решить.

Проблема №1: Вы игнорируете мнение персонала

Многие компании проводят исследования, чтобы получить обратную связь от своих клиентов, а затем успешно прячут их «в стол», и никогда больше о них не вспоминают. Просить людей рассказать, что они думают о вашей организации – очень правильный и эффективный шаг. Однако только в том случае, если вы планируете обратить внимание на полученные данные и внести в работу соответствующие изменения.

Но не только ваши клиенты хотят быть услышанными – ваши сотрудники тоже не прочь поделиться своим мнением. Они хотят, чтобы их не просто слушали, но и приняли во внимание то, что они говорят. Поэтому если вы даете членам команды возможность высказаться (что уже неплохо), но не прислушиваетесь к их мнению, то такое отношение точно не пойдет на пользу вашей компании.

Решение: Слушайте и реагируйте

В первую очередь продумайте программу обратной связи для персонала. Можно не изобретать велосипед – существуют проверенные способы сделать это так, чтобы сотрудники почувствовали свою вовлеченность в работу компании.

В рамках исследования, проведенного в 2014 году компанией Technology Advance было выяснено, что 55% из 398 опрошенных сотрудников хотят работать в коллективной рабочей среде. Проще говоря, они хотят видеть, что их действия влияют на работу компании.

Программа обратной связи может включать в себя принцип открытых дверей, когда руководство готово выслушать предложение любого сотрудника. Стоит ли говорить о том, что двери и правда должны быть открытыми, а руководители – готовыми не только слушать персонал, но и учитывать его мнение.

Даже если поначалу эта идея вам покажется несостоятельной, со временем вы поймете, как полезно слушать членов своей команды. Они помогут вам взглянуть на работу коллектива изнутри и посоветовать, например, как лучше организовать рабочий процесс или офисное пространство. Ваши сотрудники смогут поделиться своими ожиданиями от работы, а вы сможете продумать систему бонусов и поощрений.

Помимо этого, чрезвычайно полезно узнать, что персонал думает о продуктах или услугах компании. Дайте каждому члену команды возможность высказаться и максимально грамотно организуйте систему обратной связи. Например, мы в Deskun создали отдельный канал задач, где каждый сотрудник может предложить свою идею по развитию или новую функцию.

Вне зависимости от того, какой метод вы выберете, помните о том, что необходимо объяснять свои решения, особенно тогда, когда вы отклонили предложение. Постарайтесь рассказать, почему именно этот конкретный совет не повысит эффективность работы. Подобные превентивные техники управления продемонстрируют ваше уважение к каждому члену команды и его идеям.

Проблема №2: Вы не признаете достижений сотрудников

Признание играет гораздо более важную роль, чем многие думают. Если сотрудники не чувствуют, что их труд и вклад в работу компании ценятся, то они могут «перегореть» и перестанут ощущать себя частью команды.

Даже если вам кажется, что вы уделяете достаточно внимания достижениям своего персонала, то подумайте вот о чем.

По данным исследования, проведенного в 2015 году компанией Achievers, 57% из 397 опрошенных не чувствуют, что руководство замечает их рабочие достижения.

То есть больше половины людей не ощущают себя частью команды и, возможно, работают для «галочки».

Решение: Будьте внимательнее

Еще немного статистики: в 2015 году было проведено исследование среди HR-специалистов. Было опрошено 823 человека, 90% которых заявили, что в компаниях, где существуют системы поощрения и признания сотрудников, персонал чувствует себя более вовлеченным в работу.

Программа признания достижений сотрудников – это не только раздача подарочных сертификатов в магазины техники или парфюмерии. Постарайтесь сделать свою систему интересной и захватывающей. Думайте нешаблонно и настолько креативно, насколько позволяет корпоративная культура вашей компании.

Используйте социальные сети и публично отмечайте победы и юбилеи работы сотрудников. Устраивайте игры, например олимпиады внутри компании или турниры по настольному теннису, которые будут являться наградой за выполнение плана продаж. Устройте в офисе выходной и вывезите всю команду загород – в веревочный парк или покататься на лыжах в качестве поощрения за успешное выполнение годового или квартального плана.

Сделайте так, чтобы ваши сотрудники с нетерпением ждали признания своих достижений и оставались им довольны.

Проблема №3: Вы недостаточно хорошо информируете персонал

Сотруднику нужно знать об ожиданиях начальства и том, какую роль они играют в конкретном проекте. По результатам исследования 2015 года было выяснено, что недостаток информации и непоследовательное руководство – главные причины стресса офисных работников. При этом стресс снижает продуктивность и вовлеченность персонала, из-за чего некоторые сотрудники решают покинуть компанию.

Вдобавок ко всему, большинство организаций оказываются не способны донести ценности компании до персонала. Об этом свидетельствуют результаты еще одного исследования –57% опрошенных сотрудников отметили, что миссия компании их не мотивирует.

Решение: Займите более открытую и понятную позицию

Сделать работу компании более прозрачной – лучшее решение проблем, касающихся двусмысленности и недопонимания. Пересмотрите формулировки основных ценностей и миссии организации, при необходимости измените их, чтобы придать им более практическое значение, а затем поделитесь ими с каждым сотрудником. Сделайте их частью офисной корреспонденции, например, внутренних новостных рассылок и рабочей переписки, повесьте в офисе плакаты, транслирующие ваши идеи.

Кроме того, инициируйте совместный процесс принятия решений, частью которого может быть каждый сотрудник. Организуйте встречи всей команды, собирайте на них как можно больше мнений и идей. Это мотивирует каждого сотрудника на то, чтобы прикладывать максимальные усилия к достижению целей компании и выполнению ее миссии.

Избегайте наиболее распространенных ошибок и сделайте все, чтобы мотивировать своих сотрудников и вовлечь их в работу компании. Если вы приложите достаточно усилий, то скоро увидите, как увеличится продуктивность вашей команды, а бизнес выйдет на новый уровень.


 
 
22.09.2017   21:46   Управление задачами
Как управлять удаленной командой: лучшие инструменты и практики
 

Малому бизнесу и стартапам зачастую приходится прибегать к услугам удаленных сотрудников, что во многом снижает затраты на ведение бизнеса. Особенно часто на удаленку нанимают дизайнеров, бухгалтеров и сотрудников службы поддержки. Для успешной координации таких сотрудников подходят многие общие принципы управления персоналом. При этом чтобы сделать работу такого рода команды максимально эффективной, помимо традиционных методов управления нужно использовать новые стратегии, а также современные digital инструменты. В этой статье мы поделимся несколькими советами по управлению удаленной командой.

Сделайте последовательные коммуникации приоритетом №1

Чтобы достичь успеха с удаленной командой, нужно добиться чувства максимальной вовлеченности у ваших сотрудников. Когда их нет у вас на виду, это непростая задача. Ключ к ее решению – постоянное общение, благодаря которому каждый сотрудник будет чувствовать себя частью сплоченной команды.

  1. Ежедневные планерки помогут сотрудникам почувствовать, что вам действительно интересно, как идет их работа, и покажут, что вы их поддерживаете.
  2. Не менее важна еженедельная обратная связь. Особенно если давать ее не в форме строгих и формальных собраний, а в формате онлайн встреч, в рамках которых вы вместе подводите итоги недели, обсуждаете задачи и идеи на следующую неделю, а также хвалите своих сотрудников за текущую работу.
  3. Ежеквартальные обзоры также вносят вклад в укрепление удаленной команды. Во время них вы можете проанализировать текущую производительность, наметить дальнейшие планы по развитию.

Выберите оптимальные digital инструменты

Неважно, крупная у вас компания или стартап, вам будет полезно использование современных технологий и сервисов. Для эффективной работы вам пригодятся сервисы постановки и трекинга задач, совместной работы над проектами и их обсуждения, совместного использования и редактирования документов.

  1. Для обсуждения проектов в качестве корпоративного канала коммуникации можно использовать групповые чаты в Slack, Telegram, Whatsapp.
  2. Для совместной работы с документами, планирования встреч и видео звонков подойдут сервисы Google – Drive, Hangouts и Google Meet.
  3. Для управления задачами удаленной команды советуем использовать Deskun
  4. Для совместного обсуждения проектов в режиме онлайн есть такие инструменты, как Join.me, GoToMeeting.
Не жалейте ресурсов на личные встречи

В работе с удаленной командой очень важно уделять время личным встречам. Проводите офлайн мероприятия, в которых будут участвовать все ваши сотрудники. Это позволит эффективнее сплотить имеющуюся команду.

Четко распределите роли и обязанности

Когда вы четко распределите роли в команде и определите последовательность работы, случаев недопонимания станет намного меньше, а ваши сотрудники смогут правильно планировать свое рабочее время и приоритизировать свои задачи. Большинство людей, успешно работающих удаленно, само организованы и дисциплинированы. Но даже самые уверенные и организованные сотрудники могут чувствовать беспокойство, если их роли и обязанности размыты. Поэтому перед началом работы с каждым новым удаленным сотрудником обозначайте, какие ожидания и требования у вас к нему есть. Обязательно и своевременно предоставляйте ему следующую информацию:

  • Четкая формулировка задач и еженедельные дедлайны по ним, контакты членов команды, которые могут помочь
  • Где фиксируются задачи и что является показателем эффективности их выполнения
  • Ежемесячный / ежеквартальный план, который нужно выполнять
  • Контакты внутренней службы поддержки компании (или компетентного лица) для решения вопросов и любых удаленных проблем, а также  вышестоящего лица, к которому всегда можно обратиться
  • Информационный лист по сотрудникам: должности и контактная информация (email, номера телефонов, соцсети и др.)

Наглядно демонстрируйте их вклад в развитие компании

Сейчас уже не то время, когда люди остаются работать в одной и той же компании десятилетиями. Поэтому важно мотивировать сотрудников на развитие в конкретной компании и наглядно показывать, какой вклад в ее рост они вносят.  Когда люди ощущают свою вовлеченность в успех компании, их работа продолжает приносить результат и быть эффективной на протяжении большего времени.

Главный совет для управления командой – хорошо знать каждого сотрудника и воспринимать его как индивидуальность, ведь нет ни одной команды, которая состояла бы из одинаковых людей. Используйте лучшие из доступных инструментов, чтобы всегда быть на связи, вносите ясность в ожидания и роли и не забывайте поддерживать и направлять сотрудников. Тогда ваша удаленная команда станет поистине ценным активом.


 
 
16.09.2017   07:03   Управление задачами
5 задач, которые должен автоматизировать каждый фрилансер
 

Пожалуй, главная задача любого фрилансера – грамотное распределение такого ценного ресурса, как время. Клиенты платят вам деньги за выполнение заказов, на которые вы тратите определенное количество часов/дней/недель. Но помимо непосредственной работы над заказами есть еще много задач, которые нужно выполнить, чтобы ваш бизнес на фрилансе преуспел. Найти заказчиков, обсудить с ними детали, «прокачаться» в социальных медиа, чтобы найти еще больше заказчиков. Теряя много времени на выполнение этих задач, вы упускаете потенциальную прибыль. К счастью, сегодня есть масса возможностей и ресурсов для автоматизации.

1. Поиск клиентов

Если вы периодически не ищете новых клиентов и заказы, вряд ли ваш бизнес пойдет в гору. Это не значит, что нужно проводить бесконечные часы рядом с открытой вкладкой Upwork, ожидая, что клиенты свалятся сами. Автоматизируйте! Для этого есть отличный инструмент – Google Оповещения. Создайте оповещения по целевым ключевым словам, которые ваши потенциальные клиенты могут использовать для поиска. Можно настроить ежедневные или еженедельные уведомления от Google, или выбрать свой вариант, чтобы всегда держать руку на пульсе.

2. Управление задачами и общение с клиентами

Большинство фрилансеров в начале карьеры общаются с заказчиками по email. К сожалению, ежедневный разбор писем отнимает много времени. Сегодня существует много сервисов, которые позволяют повысить продуктивность работы с почтой. Например, с помощью Deskun можно вести общение с внешними клиентами по поводу заказов, а также ставить себе задачи с чек-листами, сортировать их по приоритету и срочности.

3. Планирование звонков

Если вам поступает много звонков от клиентов, которые хотят подробнее обсудить ТЗ и детали проектов, или узнать больше о ваших услугах и договориться о цене, то автоматизация вам точно не помешает. Чтобы избавить себя от записывания запланированных звонков в блокнот, используйте сервисы Calendly, CoconutCalendar или Appointy. Эти инструменты позволят вашим потенциальным клиентам выбрать свободное время для связи, а вы освободитесь от необходимости держать лишнюю информацию в голове.

4. Бухгалтерия

Вряд ли у многих начинающих фрилансеров есть личный бухгалтер. Но с ростом клиентской базы вам скорее всего придется открыть ИП, и тогда вы не сможете обойтись без инструмента для ведения бухгалтерского учета. Выставлять счета-фактуры, проверять, что эти счета действительно оплачены – не самые веселые занятия, которые, к тому же, отнимают ценное время. Сэкономьте его, используя такие онлайн сервисы, как Мое дело или Эльба. Создать и заполнить нужный документ там можно за пару кликов.

Кстати, определение стоимости работ тоже можно автоматизировать. Чаще всего цена заказа определяется исходя из количества затраченных часов. Чтобы быть точным и не оценивать свои ресурсы наугад, используйте сервис Toggl для отслеживания времени.

5. Социальные сети

Каждая акула фриланс бизнеса знает, что соцсети – это океаны, где водится много заказчиков. Чтобы прокачать и постоянно поддерживать в тонусе свои профили ВК, Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram, требуется достаточно времени и усилий. К счастью, в этой сфере есть достаточно инструментов автоматизации. Для отложенного постинга есть такие сервисы как SMMPlanner, Hootsuite или Buffer. Лучше один раз потратить пару часов и создать качественные посты на неделю вперед, чем каждый день тратить время в поисках вдохновения.

Также вы можете настроить прием сообщений и заявок из разных соцсетей в единое место, используя Deskun. Так вы точно не потеряете ни одного заказа, и сможете максимально быстро реагировать на новые сообщения, не переключаясь между вкладками и приложениями.

Поиск потенциальных клиентов, общение с ними, выставление счетов, работа с соцсетями – это неотъемлемые элементы бизнеса на фрилансе. Если вы хотите потратить больше времени на зарабатывание денег, а не на рутинные процессы, используйте все возможности для автоматизации себе на пользу.


 
 
14.09.2017   19:17   Управление задачами
Совет по продуктивности, который сделает вас счастливее
 

Зачастую мы попадаем в ловушку собственного разума, забывая о том, насколько действительно продуктивны и успешны. Более того, случается так, что колоссальный объем задач, выполненных нами за один день, кажется мелким и ничтожным. Мы сокрушаемся о том, что могли успеть выполнить еще больше задач. А если рабочий день забит под завязку разными делами и встречами, то часто вам становится сложно определить, чем же именно был продуктивен этот день.

Этой ловушке наиболее подвержены предприниматели и руководители, ведь на них лежит повышенная ответственность за успех бизнеса. Люди с большими амбициям, как правило, оценивают себя через прогресс в достижении поставленных целей, но порой не замечают небольших, но важных побед, которые они совершили за один день.

Наверняка каждый сталкивался с ситуацией, когда один день настолько заполнен работой, что вы даже не успеваете перекусить. Оказавшись дома в разбитом и измотанном состоянии, вы недоумеваете: «Что, черт возьми, я вообще за сегодня успел сделать?». Чтобы избежать этой ловушки, нужно научиться одному простому приему. Называется он список сделанных дел (the done list). Это противоположность чеклиста.

Прием работает очень просто. Вы записываете каждое полезное дело, выполненное в течение дня, даже если оно поначалу кажется вам небольшим и совсем незначительным. Например: «Написал черновик выступления», «Выложил статью в блог», «Наконец созвонился с партнерами A, B и C» и т.д. По окончании дня посмотрите на список. Вы удивитесь, сколько всего успели совершить. Согласитесь, это намного приятнее, чем просматривать список поставленных задач и зацикливаться только на тех, которые вы не успели сделать. Список сделанных дел поможет почувствовать гордость и облегчение вместо разочарования и опустошения.

Находите свои маленькие победы. Когда это войдет в привычку, вы поймете, насколько важно и ценно отмечать даже самые незначительные на первый взгляд достижения. Пусть к достижению успеха – как бег с препятствиями, только в разы сложнее. И не каждый способен добежать до конца. Если вы отдаете достижению поставленной цели большое количество сил и ресурсов, но не находите пары минут, чтобы порадоваться за свои маленькие победы, то вы очень рискуете разочароваться и «сгореть». Не надо ждать колоссальных свершений и перемен. Маленькие, но потрясающие триумфы случаются с вами каждый день. Не игнорируйте их. Создавайте список сделанных дел, и вы почувствуйте прилив сил и энергии, который поможет в достижении намеченных целей.

По материалам статьи Businessinsider


 
 
24.06.2017   12:42   Управление задачами
Как прокачать почту Gmail: 4 бесплатные возможности Deskun
 

Мы расскажем о четырех бесплатных возможностях Deskun, которых нет в основном функционале Gmail — это отложенная отправка писем, напоминания о письмах, отслеживание прочтения и шаблоны сообщений для быстрого ответа. Эти функции будут полезны в первую очередь тем, кто ценит свое время и не хочет тратить его на рутинные действия.

1. Отслеживание прочтения

Одна из самых важных функций, которой не хватает в Gmail, – отслеживание прочтения сообщений. Отслеживание прочтения по умолчанию включено для всех исходящих писем. Чтобы посмотреть, прочитано ли письмо адресатом, откройте папку «Отправленные», и найдите значок глаза напротив письма.

Рядом с непрочитанными письмами этот значок будет серый, а рядом с прочитанными — зеленый. Внутри письма вы тоже найдете такой значок. При наведении на него курсора, вы сможете увидеть дату и время прочтения.

Также в папке «Отправленные» создаются две новые вкладки – для прочитанных и непрочитанных писем.



2. Отложенная отправка

Эта функция поможет тем, кто часто работает допоздна, но не хочет отправлять документы и отчеты в нерабочее время. С Deskun вы можете создать письмо и выставить для него любое время отправления — хоть через 5 минут, хоть через месяц. Чтобы воспользоваться отложенной отправкой, в панели редактирования письма нажмите на зеленый значок с часами, выберите нужные время и дату и нажмите «Отправить». Письмо попадет «Черновики», где вы сможете его отредактировать, изменить время отправки или удалить.



3. Засыпание

Функция «Засыпания» (Snooze) будет полезна тем, кто работает с большим входящим потоком сообщений. Как она работает? Выберите любое письмо, прикрепите таймер и через указанное время оно появится в исходной папке как непрочитанное. Чтобы воспользоваться этой функцией, нажмите на иконку Deskun напротив нужного письма, выберите «Напомнить через» и установите нужные дату и время. Письмо отправится в папку Deskun «Snooze», где будет находиться до момента «пробуждения».

«Засыпание» пригодится, например, если вам необходимо вернуться к важному письму клиента, но в большом потоке дел и писем вы боитесь забыть о нем. Вместо создания сторонних заметок просто «усыпите» письмо, а через указанное время оно напомнит о себе само. Эта функция работает и для исходящих писем. При отправке нажмите на оранжевый значок «Напомнить через» на панели внизу и укажите нужное время.

Вы также можете выбрать условие для напоминаний:

  • Адресат на него не ответил.
  • Адресат его не открыл.
  • В любом случае.



4. Шаблоны сообщений

Шаблоны писем пригодятся вам для деловой и личной переписки. Вы можете создать готовые шаблоны ответа клиентам, бизнес предложений и т.д. Создать новый шаблон можно в Личном кабинете Deskun во вкладке «Шаблоны сообщений».

Чтобы быстро вызвать нужный шаблон, нажмите на иконку шаблона в панели редактирования письма и выберите нужный из заранее подготовленного списка. Текст автоматически подгрузится в письмо, вы сможете дополнить его деталями и при этом значительно сэкономить свое время!

 



Все эти функции Deskun доступны вам бесплатно и без ограничений. Вы можете пользоваться ими для работы и повышения личной продуктивности или использовать вместе с другим функционалом Deskun для поддержки клиентов и управления задачами.


 
 
22.06.2017   17:57   Управление задачами
Чек-листы в Deskun: инструкция по применению
 

Одно из правил продуктивности – как личной, так и корпоративной, – ставить конкретные задачи с измеримым результатом. При этом мы более охотно беремся за решение мелких задач, чем глобальных – это свойство человеческой психологии. Так и глаза меньше боятся, и руки больше делают.

Опытные руководители знают, что для каждой большой задачи нужна декомпозиция (деление на более мелкие составные части), а также список конкретных требований к работе. Для этого в Deskun есть удобная функция чек-листов.

Умение правильно «разбить паззл» на составные части, четко их сформулировать – навыки, который можно и нужно совершенствовать. Есть несколько принципов, которым стоит следовать при работе над декомпозицией:

  • Подзадача должна логично «вытекать» из основной задачи. Например, для задачи «Построить дом» будет логично поставить подзадачу «Заложить фундамент», так как фундамент является составной частью конечного результата.
  • Результат выполнения каждой подзадачи должен быть измеримым и уникальным в контексте данной задачи. Для покраски комнаты не надо ставить подзадачу «Покрасить стены», так как результат сложно измерить. А для уникальности не должны ставиться подзадачи «Покрасить все стены» и «Покрасить стены в коридоре», потому что их результаты пересекаются.
  • Отчет по результатам лучше сформулировать как отдельную подзадачу.
  • Оптимальное время на выполнение подзадачи – не более 3 суток. Поэтому подзадача «Возвести стены» будет некорректна потому, что на ее реализацию потребуется больше 3 дней.

 

Способы использования чек-листа в Deskun

Чек-листы в Deskun можно создать вместе с новым тикетом во вкладке «Чек-лист» или прикрепить к уже существующему тикету.

1. Управление задачами. Вы можете конкретизировать одну большую задачу, создав список подзадач в рамках одного тикета или добавить список требований к работе.

Выполнение пунктов чек-листа сотрудником фиксируется в истории тикета, и вы всегда будете в курсе, на какой стадии находится решение данной задачи. Кстати, важное преимущество использования чек-листа – выполнение каждого пункта дает сотруднику ощущение маленькой победы. В случае подтверждения факта выполнения подзадачи наше подсознание фиксирует успешное завершение предсказания, и мы получаем свою долю «позитива».



2. Личная продуктивность. Кроме того, с помощью чек-листов в Deskun вы можете создавать списки дел. Это отличный инструмент для тех, кто работает с большими потоками информации. Как известно, в среднем человек может держать в кратковременной памяти не более 7 единиц информации. Таким образом, можно создать тикет «План на неделю» и добавить по пунктам все задачи, которые вы запланировали. Это могут быть не только списки задач для работы, но и для личных дел.

 



3. Еще один вариант, где можно задействовать чек-листы Deskun – если вам нужно вести какой-либо список лиц – сотрудников, клиентов, партнеров. С помощью чек-листа можно отмечать их явку относительно события, на которое заведен тикет. Достаточно просто прикрепить список участников в виде чек-листа к конкретному тикету.


 
 
17.06.2017   19:56   Управление задачами
Как управлять задачами с помощью Deskun: пошаговое руководство
 

Deskun позволяет эффективно управлять задачами без лишних затрат и усилий, прямо в почтовом интерфейсе Gmail. С помощью сервиса вы сможете:

  • объединять сотрудников в рабочие группы (здесь они называются Каналами);
  • назначать ответственных исполнителей;
  • делегировать задачи;
  • назначать крайний срок выполнения;
  • создавать чек-листы (подзадачи);
  • ранжировать задачи по приоритету;
  • оставлять заметки и многое другое.

Если у вас уже установлен плагин, можно переходить к настройке в Личном кабинете.

 

Шаг 1. Создаем канал для каждого отдела компании

Предположим, в вашей компании 3 отдела:

  • IT
  • Финансы
  • Маркетинг

Создадим для каждого свой канал – это позволит распределять задачи между отделами. Если у вас небольшой проект, можно создать отдельный канал для каждого сотрудника.

Нажимаем «Создать новый проект», вводим название и сохраняем. Для удобства рекомендуем сделать название проекта = название компании, название канала = название отдела. Затем нажимаем «Добавить канал» и выбираем тип «Управление задачами».

Затем пригласите в очередь агентов – сотрудников данного отдела. Для этого укажите адреса их почтовых ящиков Gmail. Эти сотрудники смогут видеть новые задачи в текущем канале и создавать свои, делегировать их друг другу, делиться заметками и т.д. При необходимости, можно предоставить кому-то из сотрудников расширенные права доступа – для этого нужно назначить роль «администратор».

Чтобы создать другие каналы, нажмите кнопку «Завершить». Первый канал создан, осталось повторить те же действия для других отделов. Чтобы добавить новый канал в проекте, нажмите соответствующую кнопку.

Вот так будет выглядеть готовая структура в Личном кабинете:

После завершения настроек можно переходить в Gmail. Созданный проект и очереди появятся в отдельной папке Deskun. 



Шаг 2. Ставим первую задачу

С Deskun поставить задачу так же просто, как отправить письмо. Чтобы создать задачу, нажмите кнопку «Новый тикет». Откроется окно создания письма с расширенными функциями. В теме письма указываем суть задачи, в тексте описываем ее более подробно. А теперь обратите внимание на новые функции в панели редактирования письма:

Вам доступно пять новых возможностей для постановки и конкретизации задачи.

  1. Выбираем один из созданных нами каналов, т.е. отдел, к которому относится задача.
  2. Указываем приоритет задачи. По умолчанию в Deskun – обычный.
  3. Если это необходимо, назначаем конкретного исполнителя задачи.
  4. Устанавливаем дедлайн.
  5. Создаем чек-лист. Это может быть список подзадач или требований к выполнению задачи.



Шаг 3. Управляем рабочим процессом и отслеживаем выполнение

Чтобы ваши сотрудники могли работать с задачами в Deskun, у них также должно быть установлено расширение для Google Chrome или Яндекс.Браузера. В интерфейсе Gmail появится окно с приглашением в новый проект, которое нужно принять.

Когда вы ставите задачу, сотруднику приходит уведомление. Рядом с каждым каналом отображается значок с количеством новых задач.

Сотрудник, получивший задачу, может назначить исполнителем кого-то ещe. Например, вы создаете тикет для начальника отдела IT – и он уже решает, кто из его подчиненных будет отвечать за выполнение. А вы будете видеть, кто и чем занят.

Весь процесс работы над задачей отображается внутри тикета. Любая смена дедлайна и приоритета, выполнение пунктов чек-листа, заметки – все фиксируется в тикете, чтобы обеспечить прозрачность работы.  



Управлять задачами еще удобнее с дополнительными возможностями Deskun

1) Отслеживание прочтения. Вы поставили задачу, а реакции нет? Откройте тикет и посмотрите, ознакомился ли с ним сотрудник. Если да – иконка глаза под аватаркой будет зеленой, если нет – серой. При наведении курсора на глаз вы увидите время прочтения. Если вы поставили задачу для всего отдела, Deskun поименно перечислит тех, кто с ней уже ознакомился. Отслеживание включено для тикетов по умолчанию.

2) Шаблоны сообщений. Эта функция будет полезна тем, кто часто ставит однотипные задачи, пишет стандартизированные письма и отвечает на одинаковые вопросы клиентов. Шаблоны можно создать в Личном кабинете. При создании тикета просто выберите нужный шаблон и дополните его конкретными данными по задаче.

3) Отложенная отправка. В  Deskun можно установить любое время для отправки письма или тикета. Эту функцию удобно использовать для отправки отчетов.

4) Засыпание (Snooze) поможет не забыть о важных задачах, на которые нет возможности отреагировать сразу после прочтения. Прикрепляете к любому тикету таймер – и через установленное время он появляется в списке как новый.



Более подробно о всех возможностях работы с тикетами в Deskun можно прочитать здесь.


 
 
17.06.2017   07:39   Управление задачами
5 причин использовать Gmail для бизнеса и работы
 

Перед новыми проектами всегда встает вопрос: какой почтовый сервис выбрать для связи с клиентами и сотрудниками? Когда мы создавали Deskun для внутренних нужд компании, все сотрудники использовали почту Gmail, поэтому решено было разработать тикет-систему именно на базе этого почтового сервиса.

Мы хотим рассказать о самых важных, на наш взгляд, его преимуществах для бизнеса и работы.

 

  1. Мощная фильтрация спама. Gmail работает таким образом, что большинство подозрительных или вредоносных писем не дойдут до вашего ящика, даже не успев попасть в папку “Спам”. Отсутствие спама поможет лучше сосредоточиться на работе и уделить внимание тому, что действительно важно. Кроме того, у вас будет меньше шанса получить с письмом вирусы, предназначенные для кражи данных. Для личного аккаунта это не всегда критично, а для бизнеса может грозить миллионными убытками и потерей репутации.
  2. Больше, чем просто почта. Gmail во многом способствует повышению продуктивности. Это универсальный инструмент для коммуникаций по работе: помимо электронной почты там есть функция мгновенного обмена сообщениями (IM), голосовой чат и видеочат. Благодаря интеграции с Google Drive можно быстро и легко делиться таблицами и документами с любого устройства, где есть интернет. А Google Calendar поможет запланировать важные встречи и рабочие совещания.
  3. Возможность управлять несколькими ящиками. Чтобы работать сразу с несколькими адресами почты, лаборатория Gmail предоставляет функцию легкого переключения между ними. Можно объединить рабочие и личные деловые аккаунты.
  4. Дополнительные почтовые функции. В Gmail есть множество полезных функций, описание которых могло бы стать темой для целой статьи. Отдельно можно выделить расширенную функцию поиска по письмам, документам, ярлыкам. Также есть встроенные шаблоны ответов, функция отмены отправки письма и возможность работать с Gmail офлайн. Для тех, кому не хватает и дополнительных функций Gmail, есть расширение Deskun. С ним можно бесплатно пользоваться функциями отложенной отправки, отслеживания прочтения, шаблонов сообщений и напоминаний о письмах. Подробнее о них можно прочитать здесь.   
  5. Управление задачами и поддержка клиентов. Для многих клиентов электронная почта остается самым привычным способом связи с вашей компанией (более 70%*). Если предприятие использует Gmail в качестве основного почтового сервиса, то оно может в том же интерфейсе настроить систему поддержки пользователей или управлять задачами с помощью Deskun.

 

Конечно, у Gmail есть и свои слабые места. Например, в Google уже был случай, когда 500 000 пользователей потеряли доступ к своим аккаунтам, и не всем удалось его восстановить. Кроме того, все полезные дополнения (Spreadsheets, Docs, Calendar) требуют онлайн доступа. В случае внезапного отсутствия интернета вы не сможете ими воспользоваться, а это может помешать нормальному ходу рабочего процесса.

 

Тем не менее, объективных преимуществ все же больше, особенно если вы приобрели доступ к G Suite (ранее – Google Apps). Этот сервис для почты на корпоративном домене уже используют более 3 миллионов компаний** по всему миру. В отличие от обычных пользователей Gmail, вам будут доступны такие возможности, как группировка email адресов, неограниченное количество псевдонимов (кстати, на этом можно здорово сэкономить), целых 30 GB облачного хранилища, брендированный интерфейс, а также поддержка клиентов 24/7.

 

*Adestra: Consumer Usage and Digital Adoption

**Sundar Pichai, Google