10.11.2017   17:34    Управление задачами

Как эффективно делегировать: советы предпринимателям

Делегирование – одна из важнейших задач для каждого предпринимателя. Однако просто делегировать и делегировать эффективно – две разные вещи. С проблемами делегирования рано или поздно сталкивается каждый владелец бизнеса. В особенности это касается тех, кто строил свое дело в одиночку, кому не на кого было положиться с самого начала.

Если вам повезло, ваша идея оказалась удачной, и вы отлично справились с ее воплощением, то ваш бизнес постепенно начнет расти и в какой-то момент справляться со всем одному станет просто невозможно. Несмотря на наличие наемных сотрудников, наверняка большую часть задач вы по-прежнему выполняете самостоятельно, так как боитесь их делегировать.

Рано или поздно от этого начинает страдать как сам предприниматель, так и его бизнес. Однако проблему перегруженности владельца компании можно решить, выстроив эффективную и грамотную систему делегирования задач.

Для успешного делегирования необходимо доверять человеку и быть уверенным в его способностях. Такого сотрудника может быть не просто найти. Даже когда вы его найдете, доверить кому-то то, что с чем раньше справлялись только вы – непросто и немного страшно. Однако, если вы освоите искусство делегирования, то очень быстро поймете, что это – одно из ваших самых главных достижений как предпринимателя.

Преимущества делегирования

Прежде чем говорить о том, как эффективно делегировать задачи, давайте рассмотрим главные преимущества успешного распределения задач:

  • Это даст вам больше времени для того, чтобы сфокусироваться на задачах более высокого уровня. Если вы переложите часть рутинных задач на чужие плечи, то это позволит вам более вдумчиво подойти к решению тех вопросов, которые и правда требуют вашего участия.
  • Это даст вам больше личного времени. Признайтесь себе, давно пора немного отдохнуть. Делегируйте то, что можете, и проведите освободившееся время с семьей, друзьями, занимаясь любимым хобби. Всем нужна передышка.
  • Это позволит вашим сотрудникам развить новые навыки. Делегируя задачи, вы даете своим подчиненным возможность улучшить свои навыки или освоить новые.
  • Это позволит вашим сотрудникам вырасти над собой. Даже сам факт делегирования задачи вселяет в человека уверенность. Возможно в процессе ее выполнения человек сможет раскрыть в себе новые качества, о которых не подозревал раньше, и вырасти профессионально. Что безусловно на пользу не только ему, но и вашей компании.
  • Вы научитесь доверять. Делегировать непросто, во-первых потому, что довериться другому человеку сложно. Однако умение доверять и быть уверенным в своих сотрудниках – одно из важнейших качеств руководителя.
  • Вы сможете посмотреть на задачи по-новому. Все люди разные и вполне возможно, что ваш сотрудник найдет более оптимальный способ выполнения делегированной ему задачи. Это позволит вам по-новому взглянуть на нее и чему-то научиться.

Несмотря на то, что делегирование обладает всеми перечисленными преимуществами, реализовать его не так-то просто, потому что оно требует от предпринимателя создания определенной системы и структуры. Мало кто может эффективно делегировать задачи, а это почти всегда мешает развитию бизнеса.

Что нас останавливает?

Наиболее частые оправдания, когда дело доходит до реализации системы делегирования, звучат следующим образом:

«Будет быстрее и проще, если я сделаю все сам».

«Никто не может сделать это так хорошо, как я».

Знакомо? Все подобные суждения – лишь оправдания. Главный вопрос, который вы должны задать себе – «Занимаюсь ли я теми делами, которые может/должен делать другой человек?».

Очень часто предприниматели занимаются выполнением тех задач, которые отнимают у них время, но при этом не требуют именно их участия. Подобные задачи могут быть легко делегированы. Да, они станут настоящим вызовом для того сотрудника, на которого вы их возложили, но только до поры до времени, пока он не освоится и не приобретет необходимые навыки и опыт для их решения. Если вы выполняете те задачи, которые можно делегировать, то вряд ли вы эффективно управляете своим рабочим временем.

Прежде чем делегировать задачу, задайте себе следующие вопросы:

  • Знаете ли вы способности человека, которому хотите делегировать задачу, и уверены ли вы в них?
  • Являются ли стандарты выполнения задачи, а также ваши ожидания очевидными и понятными?
  • Должны ли вы следовать определенным правилам/нормативам, чтобы делегировать кому-то задачу?
  • Не дали ли вы слишком много, или наоборот, слишком мало полномочий, для выполнения задачи?

Как только вы сможете четко ответить на все поставленные вопросы, тогда можно приступать к созданию системы делегирования задач.

5 шагов к эффективному делегированию

Эффективное делегирование подразумевает, что вы уверены в том, что задача, выполнение которой вы поручили другому человеку, будет как минимум выполнена так, как вы того ожидаете. Этого можно достигнуть за 5 шагов:

  1. Оцените возможности и готовность команды выполнить задачу. Часто люди будут готовы взяться за интересное задание, но обладают ли он способностью к его выполнению?
  2. Узнайте, каково мерило успеха для того, кому вы поручаете задачу? Что он понимает под успехом, сколько времени планирует потратить на выполнение и т.д.?
  3. Убедитесь в том, что члены вашей команды знают, что если они столкнутся с трудностями, то вы им поможете. Несмотря ни на что, вы по-прежнему несете ответственность за результаты. Делегирование этого не отменяет.
  4. Если задача подразумевает выполнение нескольких действий, поделите ее на этапы и отслеживайте выполнение каждого из них - так вам будет удобно следить за результатами. Отслеживать выполнение заданий можно, например, при помощи отдельного канал задач в Deskun. Это поможет вам избежать неприятных сюрпризов на любом этапе.
  5. Когда сотрудник или команда справятся с задачей, похвалите их и отметьте их успех.

Итого

Когда процесс выполнения задачи и ее цели будут обозначены сотруднику, убедитесь в том, что он точно понял, каковы его обязанности и что от него требуется. Не забывайте следить за прогрессом и периодически проверять статус задачи.

Одна из целей эффективного делегирования – помочь другому человеку развить новые качества. В процессе решения задачи сотрудник должен пытаться сам решить возникающие проблемы до того, как обратиться к вам. Только исчерпав все идеи, он может попросить о помощи. Дайте человеку понять, что каждый может ошибиться, что именно через ошибки учиться гораздо правильнее, чем сразу приходить за готовым решением.

Чем больше вы способствуете развитию своих сотрудников, тем больше у вас возможностей для собственного развития, а также для роста вашей компании.