22.06.2017   17:57    Управление задачами

Чек-листы в Deskun: инструкция по применению

Одно из правил продуктивности – как личной, так и корпоративной, – ставить конкретные задачи с измеримым результатом. При этом мы более охотно беремся за решение мелких задач, чем глобальных – это свойство человеческой психологии. Так и глаза меньше боятся, и руки больше делают.

Опытные руководители знают, что для каждой большой задачи нужна декомпозиция (деление на более мелкие составные части), а также список конкретных требований к работе. Для этого в Deskun есть удобная функция чек-листов.

Умение правильно «разбить паззл» на составные части, четко их сформулировать – навыки, который можно и нужно совершенствовать. Есть несколько принципов, которым стоит следовать при работе над декомпозицией:

  • Подзадача должна логично «вытекать» из основной задачи. Например, для задачи «Построить дом» будет логично поставить подзадачу «Заложить фундамент», так как фундамент является составной частью конечного результата.
  • Результат выполнения каждой подзадачи должен быть измеримым и уникальным в контексте данной задачи. Для покраски комнаты не надо ставить подзадачу «Покрасить стены», так как результат сложно измерить. А для уникальности не должны ставиться подзадачи «Покрасить все стены» и «Покрасить стены в коридоре», потому что их результаты пересекаются.
  • Отчет по результатам лучше сформулировать как отдельную подзадачу.
  • Оптимальное время на выполнение подзадачи – не более 3 суток. Поэтому подзадача «Возвести стены» будет некорректна потому, что на ее реализацию потребуется больше 3 дней.

 

Способы использования чек-листа в Deskun

Чек-листы в Deskun можно создать вместе с новым тикетом во вкладке «Чек-лист» или прикрепить к уже существующему тикету.

1. Управление задачами. Вы можете конкретизировать одну большую задачу, создав список подзадач в рамках одного тикета или добавить список требований к работе.

Выполнение пунктов чек-листа сотрудником фиксируется в истории тикета, и вы всегда будете в курсе, на какой стадии находится решение данной задачи. Кстати, важное преимущество использования чек-листа – выполнение каждого пункта дает сотруднику ощущение маленькой победы. В случае подтверждения факта выполнения подзадачи наше подсознание фиксирует успешное завершение предсказания, и мы получаем свою долю «позитива».



2. Личная продуктивность. Кроме того, с помощью чек-листов в Deskun вы можете создавать списки дел. Это отличный инструмент для тех, кто работает с большими потоками информации. Как известно, в среднем человек может держать в кратковременной памяти не более 7 единиц информации. Таким образом, можно создать тикет «План на неделю» и добавить по пунктам все задачи, которые вы запланировали. Это могут быть не только списки задач для работы, но и для личных дел.

 



3. Еще один вариант, где можно задействовать чек-листы Deskun – если вам нужно вести какой-либо список лиц – сотрудников, клиентов, партнеров. С помощью чек-листа можно отмечать их явку относительно события, на которое заведен тикет. Достаточно просто прикрепить список участников в виде чек-листа к конкретному тикету.